Provoz a interní systémy
HR systém a plánování směn
Smlouvy, docházka, mzdové podklady, e-podpisy, nábor i onboarding v jednom systému. K tomu nový plánovač směn, který sám navrhne rozpis a hlídá zákoník práce.
- 68
- modulů od náboru po odchod
- 5 rolí
- zaměstnanec, manažer, HR, ředitel, účetní
- 4 paragrafy
- zákoníku práce hlídá plánovač u každé směny
Výchozí situace
- Mzdy se skládaly v tabulkách z exportů docházky a výkazů hodin.
- Každý nový zaměstnanec znamenal ruční přípravu dokumentů a obíhání podpisů.
- Směny se plánovaly v externí službě bez vazby na smlouvy, limity a mzdy.
Co jsem postavil
Celý životní cyklus zaměstnance
Nábor, onboarding, smlouvy, školení, svěřený majetek, hodnocení, cestovní náhrady a offboarding. Každá role vidí jen to, co potřebuje. Systém sám upozorní na konec zkušební doby nebo smlouvy.
Dokumenty a e-podpis
Smlouvy se generují ze šablon, upravují v ONLYOFFICE a posílají k podpisu přes Signi. Stav podpisu se aktualizuje sám.
Docházka a mzdové podklady
Příchody a odchody přes PIN terminál na pobočce, hodiny ze směn a výkazů, uzávěrka měsíce a export pro účetní. Hlídá i limit 300 hodin ročně u dohod o provedení práce.
Automatický návrh rozpisu
Nejdřív se obsadí směny, na které je nejméně lidí. Rozhoduje typ smlouvy, kolik hodin komu v měsíci chybí, preference a rovnoměrné rozložení. Manažer vidí u každého návrhu důvod a schvaluje.
Zákoník práce v plánovači
Nový plánovač kontroluje maximální délku směny, odpočinek mezi směnami, nepřetržitý odpočinek v týdnu a roční limit dohod. K tomu výměny směn, urgentní záskok, přehled férovosti víkendů a svátků a docházka přes QR kód.
Napojení na okolí
Hodiny ze směn a z Clockify tečou do mezd, zůstatek dovolené z ABRA Flexi, podpisy ze Signi. Chyby hlásí Telegram.
Výsledky
- Firma má smlouvy, docházku, podpisy i podklady pro mzdy v jednom systému místo tabulek a e-mailů.
- Nástup nového člověka je proces s kroky a termíny, ne seznam úkolů v hlavě HR.
- Podpisy smluv probíhají online a mají auditní stopu.
- Rozpis směn vzniká jako návrh s vysvětlením, který manažer jen zkontroluje.
U plánování směn není problém najít rozpis, ale najít takový, který projde zákoníkem práce a lidé ho budou vnímat jako férový. Proto systém ukazuje důvody, ne jen výsledek.
Jak to vypadá
Screenshoty ze skutečných aplikací. Jména, kontakty a čísla objednávek v interních systémech jsou vymyšlená.
